Корпоративная социальная сеть - подводные камни

Наверное, говорить о популярности социальных сетей нет смысла – уже многие знают, что таких сетей сегодня великое множество, они разнообразны – объединяют людей с разными интересами и позволяют им общаться, находясь далеко друг от друга. А об удобстве корпоративных социальных сетей тоже можно говорить сколько угодно – они способны помочь сплотить сотрудников, дать им возможность общаться друг с другом почти вживую, а не через официальные электронные письма, заставить их почувствовать, что именно благодаря такой внутренней сети они – настоящий коллектив. Кроме того, если у сотрудников компании есть своя социальная сеть, им нет необходимости общаться в какой-то другой – так системным администраторам не придется отключать на офисных компьютерах доступ к Интернету (или только к определенным социальным сайтам). Эти усилия направлены на обращение интересов сотрудников к интересам компании – так они будут больше заботиться о том, что происходит в ней, будут работать более продуктивно.

Тем не менее, и у внутренних корпоративных социальных сетей есть свои подводные камни. Многие сотрудники путают их с обычными сетями, в которых можно обсуждать что угодно, выкладывать какие заблагорассудится фотографии, и это будет в порядке вещей. Поэтому, прежде чем создавать такую сеть внутри компании, стоит задуматься над следующими вопросами:

- Что, если сотрудники начнут размещать на корпоративном сайте откровенные фото или политическую пропаганду? Компании нужно определить правила пользования такой сетью, конкретизировать, материалы какого содержания будут считаться неприличными, а какие политические и религиозные высказывания могут быть просто неприемлемыми. Также, нужно назначить системного администратора ответственным за контроль над материалами и ответы на жалобы пользователей.

- Что, если сотрудник вдруг загрузит на сайт откровенные фото или оскорбительные комментарии относительно другого сотрудника? Что, если сотрудник использует образ другого работника, чтобы продвигать свой дополнительный бизнес? Будет ли достаточно с юридической точки зрения просто удалить с сайта контент, оскорбляющий того или иного сотрудника, или нужно будет принимать дополнительные меры?

- Принимая решения о повышении сотрудников, нужно ли принимать во внимание их репутацию в корпоративной социальной сети и проверять те материалы и комментарии, которые эти сотрудники публикуют?

- Не будет ли данная социальная сеть нарушать правила хранения конфиденциальной информации компании?

- Если компания международная, и сотрудник в одной стране поместит закрытую информацию или данные, требующие деликатного обращения, связанные с сотрудником, работающим в другой стране, будет ли это нарушением законов конфиденциальности этой второй страны?

Вопросов много, и серьезность их заставляет задуматься о необходимости создания внутренней социальной сети в компании. Но сомневаться не нужно, стоит только продумать все возможные нарушения и принять необходимые меры – тогда все пойдет как по маслу – и работа компании как слаженного механизма, и полуформальное общение между сотрудниками (которое не будет выходить за установленные рамки). А делать нужно следующее:

Во-первых, во время регистрации в корпоративной сети пользователи (то есть, сотрудники компании) должны пройти тренировочный этап и сдать небольшой тест, связанный с тем, как именно дозволено пользоваться сайтом. Сотрудникам нужно быть в курсе того, какие правила конфиденциальности существуют (по отношению к ним самим, а также и к остальным членам сети), какие санкции будут применяться к нарушителям. Все члены сети должны знать, что именно является особо деликатной информацией, и что на ее публикацию существует запрет. Размещение анонимных публикаций также должно быть запрещено. Каждый пользователь обязан быть в курсе того, что весь публикуемый им контент будет строго контролироваться.

Во-вторых, когда сотрудники будут создавать свои учетные записи, они не должны размещать в них больше информации о себе, чем есть в телефонном справочнике компании: их имя, занимаемая должность, адрес электронной почты и телефонный номер. Как только сотрудник увольняется, его учетная запись должна быть удалена автоматически.

В-третьих, каждый пользователь должен не только уметь самостоятельно добавлять и удалять информацию в собственной учетной записи, но и иметь возможность разыскать информацию о себе на страничках других пользователей.

В-четвертых, сотрудники имеют право удалять информацию о себе из учетных записей других, если их не устраивает данная информация или фото. Можно также организовать профайлы сотрудников таким образом, что никто не сможет поместить фотографию с изображением другого на своей странице без разрешения последнего.

В-пятых, сторонние пользователи, не работающие в данной фирме, не могут стать членами корпоративной сети. Также, приложения, не связанные с работой компании не могут быть загружены на сайт.

В-шестых, обмен данными может осуществляться только внутри компании. Размещение сторонней рекламы на сайте сети должно быть строго запрещено.

В-седьмых, на домашней странице сайта стоит поместить информацию о том, как именно нужно пользоваться сайтом и самой сетью. Контент, как и в обычной социальной сети, необходимо обновлять постоянно. Кроме того, каждый пользователь должен иметь возможность доложить о нарушениях, если обнаружит их (и если на какого-то сотрудника была подана жалоба в связи с его участием в социальной сети компании, его профайл должен быть временно заблокирован, пока нарушение не будет расследовано и доказано или опровергнуто).

Все эти правила не так уж и сложны, скорее просты и понятны. Именно поэтому при создании корпоративной социальной сети проще соблюдать их и обеспечить правильное использование сети сотрудниками вместо того, чтобы, не обеспечив контроля над порядком на сайте, затем тратить массу времени на решение проблем, связанных с разного рода нарушениями.