Mediachase Instant Business Network — мощная система управления проектами

В России обсуждение удаленной работы зачастую заканчивается выводом о ее приемлемости лишь для фрилансеров и людей с ограниченными возможностями. Распространенной причиной для отказа от «удалёнки» является боязнь потери контроля — как знать, что сотрудник именно работает, а не валяется на диване, что из-за его лени или неорганизованности не будут сорваны сроки и т.п.?

На Западе первые публикации об удаленной работе появились почти 25 лет назад. Например, в далеком 1984 году журнал Time рассказывал про 55-летнюю Лорейн Бернштайн (Lorraine Bernstein), которая с помощью компьютера и телефона управляет 12 сотрудниками, работающими в двух офисах.

Сейчас молодые компании зачастую не используют даже офисы. В Automattic (поддерживает блогерский сервис Wordpress.com, сервис борьбы со спамом Akismet, сервис аватаров Gravatar, разрабатывает движок для блога Wordpress и движок для форумов bbPress) работает два десятка человек, проживающих в США, Германии, Великобритании, Австралии. И при этом у них нет офиса.

В случае удаленной работы, когда сотрудники территориально разобщены, на первый план выходит управление проектами — надо знать, кто за что отвечает и каких успехов достиг, нужно иметь возможность быстро узнать, не будет ли срывов по срокам. Для небольших команд есть Teamer, о котором мы рассказывали осенью прошлого года. Сегодня рассмотрим Instant Business Network (IBN) — мощный инструмент управления проектами и организации совместной работы.

***

Instant Business Network — продукт российско-американской компании Mediachase. Приложение доступно как сервис подписки, так и в виде серверной версии, когда установкой и обслуживанием занимаются специалисты вашей компании.
Для ознакомления с возможностями IBN можно либо скачать 30-дневную демонстрационную версию, либо воспользоваться веб-версией, не требующей регистрации.

В IBN действует гибкая система разграничения уровней доступа. Все пользователи делятся на три группы: «внутренние пользователи» (сотрудники компании — администраторы, руководители, менеджеры проектов, исполнители и т.п.), «внешние пользователи» (имеют доступ лишь к отдельным страницам IBN-портала) и «партнеры» (не являются сотрудниками, состоят в отдельных партнерских группах).

Сотрудники компании могут объединяться в пользовательские группы. Скажем, если часть сотрудников работает над общим проектом, то разумно объединить их в одну группу. В основу деления по группам разработчики рекомендуют закладывать организационный принцип — для каждого отдела/департамента компании своя группа в IBN.

Интерфейс IBN напоминает MS Outlook, что будет привычно офисным работникам. После авторизации вы увидите календарь с запланированными событиями, активные задачи и поручения (с указанием исполнителей, сроков), а также список инцидентов (неожиданно возникших проблем). Вид страницы «Моя работа» можно настраивать, добавляя и удаляя блоки.
Для каждого проекта предусмотрены листы учета времени. В Центре управления вы можете контролировать занятость исполнителей в мероприятиях, инцидентах, поручениях и т.п.

В IBN предусмотрена система документооборота. Вы можете загружать документы, «прикреплять» их к конкретным проектам, указывать приоритет, планируемые трудозатраты. Понятно, что для каждого документа можно разграничивать доступ. Отметим также наличие контроля версий (можно делать «откаты» к прежней редакции) и интеграцию с офисным пакетом от Microsoft.

IBN интегрируется с MS Project. Это позволяет менеджеру планировать проект в MSP, утверждать его, затем загружать в IBN и настроить совместную работу уже там. Между IBN и MSP достигнута практически полная интеграция — вплоть до синхронизации проекта.

Частью IBN является система управления контактами. Вы можете просматривать данные (проекты, документы и поручения) по клиентам — отдельным контактам и организациям. Благодаря наличию собственного средства обмена мгновенными сообщениями, IBN client, вы будете в курсе событий. Кроме того, в пакет инструментов IBN Client Tools входит программа для создания скриншотов и записи видео с экрана.

В заключении отметим наличие в IBN системы обработки сообщений Help Desk. Пользователи могут фильтровать письма по заданным правилам. Все сообщения попадают либо в pending, либо в «папку инцидентов». Отвечать на «инциденты», закрывать их можно как через веб-интерфейс, так и с помощью привычного почтового клиента (есть подключаемые модули для MS Outlook и Thunderbird).

***

Резюмирую. Чрезвычайно мощная система управления проектами. Это, разумеется, не выбор фрилансеров — разработка предназначена средним и крупным предприятиям. С помощью Mediachase IBN компании, имеющие филиалы в различных регионах России и за пределами страны, могут повысить эффективность работы.