Тонкости работы с фрилансерами: как наладить своевременное и качественное исполнение заказа

Фрилансеры — один из самых доступных и частых способов закрыть фронт работ, который в компании выполняются нерегулярно. Либо в случае если свои люди беспросветно заняты на других проектах, а нанимать новых нет смысла или времени. Я работаю с фрилансерами по обеим причинам. Хотя за последнее время потерянные сроки и нервы убедили, что время и смысл для поиска постоянных сотрудников лучше все-таки найти. А субподрядчиков использовать только для совсем уж нетипичных работ.

Какое-то время я и сам занимался фрилансом. При любых форс-мажорных обстоятельствах, от которых никто, конечно, не защищен на 100%, я старался реально рассчитывать свои силы. Если при обсуждении условий видно, что успеть к требуемому сроку невозможно, я заранее предупреждал об этом и говорил реальную дату. Учитывал все параллельные планы (о большей части из них известно заранее). И со временем стал точно, а то и заранее попадать в оговоренную дату. Иногда приходилось напрягаться ради этого, поменьше спать, но сроки срывались редко — я ведь сам подписался на них. А вот многие удаленщики, с которыми мне позже приходилось работать, на жертвы идти были не готовы: “Опаздываем на месяц? Ну что ж поделать, жизнь такая.” И спокойно идет пить пиво. Не очень похоже на профессиональное поведение.

Зато при работе с западными аутсорсерами таких проблем не было. В отличие от российского www.free-lance.ru, за долгое время сотрудничества с которым было перепробовано человек 15 и только с парой из них получилось работать более-менее успешно, американский www.elance.com негатива не оставил. С индусами, от которых исходит огромная часть предложений, я, правда, не работал (хотя и не утверждаю, что это обязательно плохо). А вот с американцами все шло гладко. Возможно, благодаря хорошей формализации процесса — на Elance необходимо подписать с фрилансером типовой договор, внести на баланс авансовый платеж, пройти все этапы процесса на сайте. Возможно, благодаря более ответственной западной ментальности (хотя исследований на этот счет я не видел и утверждать не могу). Но я получал результаты своевременные и качественные. Кстати, и стоимость работ была не намного выше отечественных аналогов.

Какие люди вообще идут во фриланс? Я встречался с несколькими типами:

1. Фриланс на постоянной основе с малым опытом работы. Самый распространенный случай. Со всем сопутствующим фольклором о “сгоревшем интернете”, бесследно пропадающие на недели, никогда не читающие ТЗ и еще с длинным списком особенностей аутсорсеры. Годятся только для простейшей работы с размытыми сроками. Скорее всего, за ними придется еще и доделывать. Среди них есть перспективные люди, но нужно для этого хорошенько перелопатить огромную кучу вариантов. Да и не всегда такие ставки оправдываются.

2. Регулярный фриланс при постоянной работе. Часто похоже на первый вариант. Те же проблемы, хотя опыта побольше и качество, хоть и не всегда, но лучше. Не очень понятно, правда, почему бы им не найти другую работу, где нет необходимости подрабатывать на стороне.

3. Разовые подработки при постоянной работе. Сами ищут подработки редко — обычно их предлагают знакомые или случайно нашедшие контакт люди. Адекватные и профессиональные: если и берутся за работу – знают, что делают. Прежде чем с ними сотрудничать, я обычно ищу рекомендации своих знакомых, уже работавших с ними. Да и соглашаются они на халтуру только если нужны деньги либо если проект им интересен в профессиональном плане. Ну или чтобы помочь хорошим людям. Хотя есть риск, что вдруг всплывет у человека важное личное или рабочее дело и сроки растянутся.

4. Фриланс на постоянной основе с большим опытом работы. Хочется работать именно с такими людьми. Много умеют, задают нужные вопросы, помогают улучшить концепцию, отвечают за свои слова. Но их, во-первых, крайне мало — имея такой опыт, люди редко остаются во фрилансе. А те что есть, заняты на полгода вперед и пробиться к ним сверхсложно. Редко есть время ждать. Да и при договоренности за месяц еще нет точного задания — идут более ранние этапы работ.

Это деление скорее по опытности и возможности форс-мажоров — делать подробную типизацию нет смысла. Но судя по практике, это как раз главные характеристики. Так что я стараюсь ориентироваться на два последних типа. Правда, в случае сжатых сроков, которые вот-вот начнутся, не всегда получается найти такого человека. Но уж лучше подвинуть дедлайн, чем брать кого попало. Да и в остальном стараюсь подстраховаться:

1. “Подушка безопасности” по времени. А лучше сразу две — одна для фрилансера, другая — для заказчика. Например, календарное начало работ и дедлайн — 1 и 29 октября, соответственно. Заказчик должен получить результат 22го числа, а удаленщик сдать работу — 15го. И даже если срок сдачи поставлен на 15е, в случае с аутсорсерами лучше перенести его на более поздний срок. И еще, не стоит говорить заказчику дату завершения работ, о которой условились с фрилансером. Скорее всего, придется вслед за ним повторять каждый день раздражающее “пришлю финальную версию завтра”. А ведь сдача работ состоит не только из пересылки результата — нужно не забыть и время на исправления и доработки.

2. Постоянные и проверенные субподрядчики. Тут останется только один риск — срыва сроков. Хотя ради долгосрочных отношений они скорее поднапрягутся и поработают в усиленном режиме, чем скажут “извини, начальник, — не осилил”.

3. Работа по план-графику. Удаленщики должны также работать по плану, а не “к понедельнику”. Даже если работ немного, нужно разбить их на последовательность этапов, которые привязаны ко времени. Пусть даже это будут задачи на час или полтора — иначе будет сложно контролировать прогресс.

4. Премии за скорость работы. Стоит оговорить премии за скорость работы. Это не всегда помогает, но есть шанс замотивировать человека сильнее. Иногда наоборот, предлагаются штрафы, но лучше обойтись без них — есть вариант, что удаленщик обидится и не даст вообще никаких результатов.

5. Максимум контактов субподрядчика. Очень поможет в случае пропажи человека. Если контакт прервался по уважительной причине, он скорее узнает об этом. Если просто скрывается — рассылка по всем каналам может пробудить совесть. Хотя это и не факт.

6. Иметь запасной вариант. На случай, если удаленщик пропадет, нужно иметь возможность быстро переключиться на другого человека.

7. Распределение работ по нескольким командам. Часть работ можно отдать разным людям. Например, первый рисует дизайн, а второй — иконки; либо один верстает HTML, а другой занимается сложным JavaScript. Тут встают проблемы координации этих команд и сборки общего результата, но иногда это меньшее зло.

8. Работа одновременно с двумя субподрядчиками. Если работы сложные и средства позволяют — стоит отдать задачу сразу двум фрилансерам. Есть большой шанс, что один из них отколется по ходу работ. А значит, и деньги вернет. Мы часто работаем по такой схеме с дизайнерами в режиме оплачиваемого тендера. Работа разбивается на два этапа — создание концепта и отрисовка всего списка страниц. Концепт оплачивается обоим в размере 15-20% от общего бюджета на дизайн. А вот продолжает работу тот, кто показал лучший результат и был более комфортен в работе.

9. Не спешить в выборе фрилансера. Понятно, что стоит посмотреть результаты работ и отзывы о работе с ним. Хотя не всегда можно ориентироваться на мнение неизвестного человека — заказчики тоже бывают неадекватными. Я выбрал для себя набор характеристик, которые имеют значение при выборе. И добавлю туда еще одну — ценность репутации для субподрядчика. Если фрилансеру есть что беречь, он не менее заинтересован в хорошем исходе событий.

Часть этих решений актуальна и для штатных сотрудников.

Окончательно уйти от аутсорсинга не получится. Да и в других сферах экономики субподряд активно используется. И имеет похожие проблемы в том случае, особенно если аутсорсинг не встроен в общий процесс, а нужен от случая к случаю. Начиная от услуг гостей из южных республик на стройках и заканчивая размещением части производства на чужих мощностях. Но лучше все-таки эту случайность максимально систематизировать.