Правила эффективной переписки по электронной почте

Как часто сообщения по электронной почте остаются без ответа! Кажется иногда, что переписка по электронной почте - вообще пустая трата времени. На самом же деле, email переписка может быть эффективным средством общения, которое позволяет сэкономить время и в каком-то смысле деньги (когда речь идет об общении с людьми из разных стран).

Для того чтобы добиться большей эффективности от общения по электронной почте, предлагаю воспользоваться следующими советами:

Прежде чем что-то писать, хорошо обдумайте текст письма. Электронное послание должно быть ясным и понятным, а главное, не перегруженным ненужной информацией. Помните, что скорость, которую дает нам Интернет в пересылке информации, - это не главное. Всегда важнее само содержание и умение ценить чужое время.

Отдавайте отчет тому, что вы пишите и в какой форме. Помните о том, что отрицать вы можете лишь слова, но не зафиксированную в том или ином виде информацию. По этой причине будьте «политкорректны» по отношению к тому человеку, кому пишите, дабы затем не жалеть.

Если вы высылаете по электронной почте какое-либо приложение, обязательно информируйте об этом адресата кратким сопроводительным письмом. Не стоит пересылать файлы в приложениях без какой-либо краткой информации о самом приложении, поскольку такое письмо очень часто может быть воспринято как спам либо вложение с вирусами.

Всегда указывайте тему сообщения. Не посылайте по электронной почте писем без темы. Во-первых, такие письма очень легко проглядеть при проверке почты, во-вторых, они чаще всего могут быть восприняты как спам.

Не отчитывайте никого по электронной почте, поскольку считается, такой метод еще больше усугубляет ситуацию (еще более теряется контроль над людьми, которых отчитывают).

Никогда не пишите полностью все электронное послание большими буквами.
Помните, что ваше стремление придать важность всему сообщению сразу, выделив абсолютно все большими буквами, неоправданно. В таком случае, вас «собеседник» рискует так и не понять самого важного.

Обязательно проверяйте ваши сообщения на наличие ошибок!!! Помните о том, что безграмотность также способствует созданию вашего имиджа. Чем он хуже, тем менее эффективна будет ваша переписка по электронной почте.
На письма с ошибками отвечать хочется меньше.

Помните о том, что переписка по электронной почте периодически просматривается руководством на многих предприятиях. По этой причине не стоит писать на личные темы, если вам не хочется затем краснеть перед руководством, когда вам будут задаваться вопросы на тему личной переписки.

Никогда не добавляйте в конец письма занудную речевку типа: «Если это письмо попало вам по ошибке…»! Если оно и попало, то по вашей ошибке.

Всегда разделяйте абзацы пустой строкой, не используйте отступы и не вставляйте картинки в деловые письма. Письмо всегда должно быть черным по белому, ну… или синим по белому если это ответ.

Всегда подписывайте письмо не простым «Целую в щечки», а что-то типа:

С почтением,
Стенли Соммерсби
Президент
Консалтинговая компания Стенли Соммерсби
www.sommersby.ru
[email protected]
+7 495 752-70-08

Адресату должны быть известны координаты написавшего для различных способов коммуникации. Впишите ICQ или Skype если у вас есть. Если ваша компания используется систему сертификации email сообщений, обязательно прикрепляйте сертификат – получатель сразу поймет, что под каждым словом «подписываются».

Не пишите большой текст в теле письма. Чаще всего такой текст попадет в спам и будет прочитан очень не скоро, если вообще будет прочитан. Пишите свои поэмы на фирменном бланке и вкладывайте его в письмо – эффект потрясающий (сам проверяю каждый день).

И наконец, не используйте З.Ы. и P.S. Пишите все сразу без намеков класса «Ой только вспомнил…» После подписи ничего не должно идти.